Tietopyyntö viranomaiselle
Pyydä kunnalta, hyvinvointialueelta tai virastolta päätös, pöytäkirja, sopimus tai oman asiasi asiakirjat. Valmis tietopyyntö ja ohje.
Pohjan kohdat
Lähettäjä ja vastaanottaja
- Perustiedot. Lähetä pyyntö viranomaiselle, jonka hallussa asiakirja on, yleensä sen kirjaamoon. Asian aihe auttaa löytämään oikean aineiston.
Pyydetty asiakirja
- Päätös. Kun tiedät, kuka päätöksen teki ja suunnilleen milloin. Päätös ja sen valmisteluasiakirjat tulevat julkisiksi, kun päätös on allekirjoitettu (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 6 §:n 1 momentin 8 kohta).
- Pöytäkirja. Kun haluat nähdä, mitä kokouksessa päätettiin ja miten äänestettiin. Pöytäkirja tulee julkiseksi, kun se on tarkastettu ja allekirjoitettu (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 6 §:n 1 momentin 6 kohta). Moni kunta julkaisee pöytäkirjat verkossa.
- Sopimus tai hankinta. Kun haluat tietää, mistä viranomainen on sopinut ja millä hinnalla. Sopimus tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 6 §:n 1 momentin 8 kohta), ja hankinnan tarjoukset, kun sopimus on tehty (7 §:n 2 momentti). Liikesalaisuudet voidaan poistaa.
- Muu asiakirja. Kun tiedät, mikä asiakirja on kyseessä. Kerro laatija, päivä ja aihe niin tarkasti kuin osaat.
- En tiedä, mikä asiakirja. Kun et tiedä, mitä asiakirjoja asiassa on. Viranomaisen on autettava yksilöinnissä diaarin ja muiden hakemistojen avulla, ja diaarin merkinnät ovat julkisia heti, kun ne on tehty (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 6 §:n 1 momentin 1 kohta).
- Oman asiani asiakirjat. Kun asia koskee sinua, esimerkiksi oma hakemuksesi, lupasi tai sinulle määrätty maksu. Asianosaisena saat myös salassa pidettäviä asiakirjoja, jotka ovat voineet vaikuttaa asiaan (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 §:n 1 momentti). Poikkeukset ovat 2 momentissa. Pelkkä kuntalaisuus ei tee asianosaiseksi (11 §:n 4 momentti).
- Minua koskevat tiedot. Kun haluat tietää, mitä viranomaisella on sinusta. Oikeutta rajoittavat samat poikkeukset kuin asianosaisen tiedonsaantia (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 12 §). Henkilötiedoista on vastattava kuukauden kuluessa ja maksutta (tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 3 ja 5 kohta, 15 artikla).
Asianumero
- Asianumero tiedossa. Kun numero löytyy päätöksestä, esityslistasta tai viranomaisen kirjeestä. Numero yksilöi asian ja nopeuttaa käsittelyä.
Liitteet
- Julkiset liitteet. Kun haluat koko aineiston, johon asiakirja viittaa. Liitteissä on usein olennaisin tieto, kuten sopimusluonnos tai kartta.
- Nimetyt liitteet. Kun tiedät liitteiden numerot esimerkiksi esityslistasta. Rajattu pyyntö käsitellään nopeammin.
- Valmisteluaineisto. Kun haluat selvittää, mihin ratkaisu perustuu. Valmisteluasiakirjat tulevat julkisiksi, kun päätös on allekirjoitettu (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 6 §:n 1 momentin 8 kohta).
Käyttötarkoitus
- Kerron käyttötarkoituksen. Käyttötarkoitus on kerrottava, kun pyydät salassa pidettävää tietoa tai henkilötietoja viranomaisen rekisteristä, ja tarvittaessa myös se, miten tiedot suojataan (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 13 §:n 2 momentti).
Toimitustapa
- Sähköpostilla. Nopein. Julkisen sähköisen asiakirjan lähettäminen sähköpostilla on maksutonta (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 34 §:n 1 momentin 3 kohta). Sähköisen kopion antaminen on viranomaisen harkinnassa (16 §:n 2 momentti), ja jos asiakirja on vain paperilla, kopiosta voidaan periä maksu.
- Nähtäväksi viranomaisen luona. Maksuton. Saat lukea asiakirjat ja jäljentää ne itse viranomaisen luona (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 34 §:n 1 momentin 2 kohta).
- Paperikopiona postitse. Kun tarvitset paperin. Kopioista ja tulosteista peritään yleensä kustannuksia vastaava maksu (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 34 §:n 3 momentti).
Maksut
- Ilmoittakaa maksu ensin. Kun et halua yllätyslaskua. Voit silloin rajata pyyntöä tai valita maksuttoman tavan.
- Enimmäismaksu. Kun haluat asiakirjat ilman ylimääräistä viestittelyä mutta rajatulla hinnalla. Viranomaisen on määriteltävä kopioiden ja tulosteiden maksut etukäteen ja julkaistava ne verkossa (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 34 §:n 5 momentti).
Jos tietoa ei anneta
- Jos vain osa voidaan antaa. Salassa pidettävä aineisto ei muutu julkiseksi pyytämällä, mutta julkinen osa on annettava, jos salainen osa voidaan erottaa (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 10 §).
- Kirjallinen päätös, jos tietoa ei anneta. Virkamiehen kieltäytymiseen ei voi hakea muutosta, viranomaisen kirjalliseen päätökseen voi. Pyytämällä päätöksen heti säästät yhden kierroksen.
Vastausaika
- Lain mukainen aika. Muistuttaa viranomaista lain määräajasta. Sopii useimpiin pyyntöihin.
- Kiireellinen. Kun tarvitset asiakirjat esimerkiksi valitusta tai muistutusta varten. Kerro määräaika, niin viranomainen voi priorisoida.
Allekirjoitus
- Ystävällisin terveisin. Lisää yhteystietosi, jos ne eivät ole jo pyynnössä. Säilytä kopio ja lähetyspäivä.
Tietopyyntö: oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta
Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, ellei laissa toisin säädetä, ja jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 1 ja 9 §). Pyyntöä ei tarvitse perustella eikä henkilöllisyyttä kertoa.
- Nimeä asiakirja mahdollisimman tarkasti: asian aihe, päätöksen tai asiakirjan päivä, asianumero, jos tiedät sen, ja tarvittavat liitteet. "Pyydän kopion lautakunnan 15.9. tekemästä päätöksestä asiassa X ja sen julkisista liitteistä" löytää oikean aineiston paremmin kuin "lähettäkää kaikki asiaan liittyvä". Pyyntö on yksilöitävä niin, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa se koskee (13 §:n 1 momentti).
- Jos et osaa yksilöidä asiakirjaa, viranomaisen on autettava sinua diaarin ja muiden hakemistojen avulla (13 §:n 1 momentti). Diaarin merkinnät ovat julkisia heti, kun ne on tehty (6 §:n 1 momentin 1 kohta), joten voit pyytää ensin luettelon asian asiakirjoista.
- Lähetä pyyntö viranomaiselle, jonka hallussa asiakirja on, yleensä sen kirjaamoon. Se päättää asiakirjan antamisesta (14 §:n 1 momentti). Jos asiakirjan on laatinut toinen viranomainen tai asia kuuluu toisen viranomaisen käsiteltäväksi, pyyntö voidaan siirtää sille (15 §).
- Laki koskee esimerkiksi valtion virastoja, kuntia, hyvinvointialueita, tuomioistuimia ja Kelaa. Yksityinen yritys, myös kunnan omistama, kuuluu lain piiriin vain silloin, kun se hoitaa lakiin perustuvaa julkista tehtävää ja käyttää julkista valtaa (4 §:n 2 momentti).
- Viranomaiselle toimitettu asiakirja, kuten hakemus tai kirje, on julkinen heti, kun viranomainen on saanut sen (7 §:n 1 momentti). Hankinnan tarjoukset tulevat kuitenkin julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty (7 §:n 2 momentti). Viranomaisen itse laatima asiakirja tulee julkiseksi vasta, kun se on valmis: päätös, sen valmisteluasiakirjat ja sopimus, kun ne on allekirjoitettu, ja pöytäkirja, kun se on tarkastettu (6 §). Keskeneräisen asian asiakirjan antaminen on viranomaisen harkinnassa (9 §:n 2 momentti).
- Perusteluja ei tarvita, mutta poikkeuksia on. Jos pyydät salassa pidettävää tietoa tai henkilötietoja viranomaisen rekisteristä, sinun on kerrottava, mihin käytät tietoja, ja tarvittaessa, miten ne suojataan (13 §:n 2 momentti).
- Salassa pidettävä aineisto ei muutu julkiseksi pyytämällä. Jos vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, julkinen osa on annettava (10 §). Omassa asiassasi saat asianosaisena tietyin poikkeuksin myös muita kuin julkisia asiakirjoja, jotka ovat voineet vaikuttaa asian käsittelyyn (11 §), ja tiedot itsestäsi (12 §).
- Julkinen asiakirja on annettava mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Jos asiakirjoja on paljon tai niissä on salassa pidettäviä osia, aikaa on enintään kuukausi (14 §:n 4 momentti).
- Tieto annetaan pyytämälläsi tavalla, ellei siitä aiheudu kohtuutonta haittaa (16 §:n 1 momentti). Sähköisen kopion antaminen on kuitenkin viranomaisen harkinnassa (16 §:n 2 momentti), vaikka julkiset asiakirjat lähetetään käytännössä yleensä sähköpostilla. Viranomaisen ei yleensä tarvitse laatia pyynnön vuoksi uutta asiakirjaa, kuten koostetta tai tilastoa, joten pyydä olemassa olevia asiakirjoja.
- Suullinen tieto, asiakirjan lukeminen ja jäljentäminen viranomaisen luona sekä julkisen sähköisen asiakirjan lähettäminen sähköpostilla ovat maksuttomia. Paperikopiosta tai tulosteesta voidaan periä kustannuksia vastaava maksu. Jos asiakirjaa ei voi yksilöidä ja löytää viranomaisen asiakirjarekisteristä tai hakutoiminnoilla, myös muuten maksuttomasta tiedosta peritään hakemisen kustannuksia vastaava maksu (34 §:n 2 momentti). Siksi kannattaa ensin pyytää luettelo asian asiakirjoista.
- Jos virkamies kieltäytyy antamasta tietoa, hänen on kerrottava syy ja kysyttävä, haluatko asian viranomaisen ratkaistavaksi (14 §:n 3 momentti). Viranomaisen kirjalliseen päätökseen voi hakea muutosta (33 §). Valitus hallinto-oikeuteen tehdään 30 päivän kuluessa tiedoksisaannista (laki oikeudenkäynnistä hallintoasioissa 13 §). Päätöksen muutoksenhakuohje kertoo, haetaanko ensin oikaisua.
- Jos vastausta ei kuulu, muistuta. Viivyttelystä voi kannella kirjallisesti eduskunnan oikeusasiamiehelle (laki eduskunnan oikeusasiamiehestä 2 §).
Oikeustapauksia
- KHO 2022:146. Viranomaisella ei lähtökohtaisesti ole velvollisuutta laatia tietopyynnön vuoksi uutta asiakirjaa. Verohallinnon oli kuitenkin laadittava toimittajan pyytämä listaus suurituloisten verotiedoista, koska se oli vuosia tehnyt vastaavia poimintoja medialle ja työ oli osa sen vakiintunutta toimintaa. Pyydä siis olemassa olevia asiakirjoja. Jos pyydät koostetta, kerro, jos viranomainen tekee vastaavia muillekin.
- KHO 2024:98. Valtiontalouden tarkastusvirasto siirsi tietopyynnöt "poliisin" ratkaistavaksi. Korkein hallinto-oikeus kumosi päätökset. Yleisnimitys "poliisi" ei ole julkisuuslaissa tarkoitettu viranomainen, vaan sellaisia ovat poliisiyksiköt, kuten poliisilaitos tai keskusrikospoliisi, ja päätöksistä piti käydä ilmi, mille yksikölle ja mitkä asiakirjat siirrettiin. Jos pyyntösi siirretään, tarkista, että päätös kertoo, kenelle ja mitä.
Näin etenet
- Selvitä, millä viranomaisella asiakirja on, ja etsi asianumero päätöksestä, esityslistasta tai viranomaisen verkkosivuilta.
- Lähetä pyyntö kirjaamoon ja säilytä kopio ja lähetyspäivä.
- Jos et saa asiakirjaa kahdessa viikossa, muistuta. Jos pyyntö evätään, pyydä kirjallinen päätös ja hae siihen muutosta muutoksenhakuohjeen mukaan.
Lähteet: laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 1, 4, 6, 7, 9–16, 33 ja 34 § (viimeisin muutos 1079/2025 koskee vain 24 §:ää); laki oikeudenkäynnistä hallintoasioissa 13 §; laki eduskunnan oikeusasiamiehestä 2 §; tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 12 ja 15 artikla. Luettu oik.ai:sta (Finlex, EUR-Lex) 2.11.2026, 7 §, 11 §, 16 §, 34 § ja tietosuoja-asetus 3.11.2026. KHO 2022:146 ja KHO 2024:98 luettu 2.11.2026 ja 3.11.2026.
Liittyvät pohjat
- Haluatko hakea oikaisua kunnan pysäköintivirhemaksuun? Oikaisuvaatimus pysäköintivirhemaksusta
- Pyytääkö joku toinen tiedot puolestasi? Valtakirja
Avaa pohja ja valitse ehdot · Kaikki pohjat · Usein kysyttyä